Dans quels cas doit-on utiliser un ordre exclusif de placement?
Seulement lorsque l'assuré a décidé de confier à un autre courtier le mandat de gérer son compte. Il ne doit pas être utilisé lorsque l'intention du client est simplement d'autoriser un courtier à obtenir une proposition de prix pour un renouvellement.
Quelles responsabilités un courtier assume-t-il, lorsqu'il accepte un compte ayant fait l'objet d'un ordre exclusif de placement?
Dès le début de son mandat, le nouveau courtier est responsable des ristournes de commission si le compte est subséquemment annulé. Il est également responsable des primes supplémentaires ou des ristournes de prime découlant des ajustements de prime en fin d'année, par exemple : suite aux rapports de vérification, aux rajustements des marchandises, etc. L'ancien courtier a droit à la totalité de la commission annuelle, peu importe la date à laquelle l'ordre exclusif de placement est déposé, que ce soit une minute ou trois mois après la date d'entrée en vigueur. Cette pratique n'est pas nécessairement acceptée par tous les assureurs.
Que doit contenir l'ordre exclusif de placement pour que le Groupe Totten puisse l'accepter?
L'ordre exclusif de placement doit indiquer la dénomination sociale de l'entreprise et inclure le nom du signataire (autorisant le transfert), son poste et la date de signature. L'ordre doit inclure le ou les numéros de police et dans le cas d'une assurance des entreprises, il doit figurer sur le papier à en-tête de l'assuré. Dans le cas d'une assurance personnelle, tous les assurés désignés doivent signer l'ordre.
Quelle est la période d'attente?
Lorsque Groupe Totten achemine l’ordre exclusif de mandat à l’ancien courtier, celui-ci bénéficie d’une période de 5 jours pour accuser réception et/ou contester.
À qui appartient-il d'accepter un ordre exclusif de placement?
Bien que cette décision lui revienne, dans la majorité des cas, Groupe Totten considère important de laisser le client choisir lui-même son courtier. Il peut cependant y avoir certaines exceptions et celles-ci incluent par exemple, les demandes à mi-mandat.
Quels sont les risques et les attentes pour le nouveau courtier?
Il est essentiel que le courtier connaisse parfaitement l'exposé du client avant d'accepter la prise en charge du compte, car la divulgation des faits importants relève de la responsabilité du nouveau courtier, dès qu'il accepte le compte. Le nouveau courtier doit envoyer une proposition complétée et signée par lui dans laquelle figurent tous les renseignements et les montants à jour.
Quelles sont les autres conditions qui s'appliquent à la politique relative aux ordres exclusifs de placement du Groupe Totten?
Groupe Totten ne reconnaît pas :
- les ordres exclusifs de placement rétroactifs à la date d'entrée en vigueur du mandat du courtier;
- les ajustements de primes apportés au cours de la période de validité du contrat d'assurance, avant la date d'entrée en vigueur de l'ordre exclusif de placement (cette responsabilité revient à l'« ancien (ou du précédent) » courtier);
- un ordre exclusif de placement de plus de 60 jours à l'avance.